Kinh nghiệm các nước về xác định vị trí việc làm
Người đăng: Sở Nội Vụ .Ngày đăng: 16/11/2010 .Lượt xem: 18266 lượt.
Triển khai thực hiện Luật cán bộ, công chức theo kế hoạch đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, ngoài việc ban hành các nghị định hướng dẫn thực hiện, còn phải xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, trong đó có đề án về phương pháp xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức.

    1. Tổng quát về phương pháp và phương pháp xác định vị trí việc làm

    Phương pháp là cách thức nhận thức, thực hiện các hoạt động của con người với những đối tượng nhất định nhằm đạt được những mục đích xác định. Phương pháp được sử dụng trên phạm vi rộng với mục đích, đối tượng, yêu cầu cụ thể, theo đó có nhiều tên gọi và nội dung, quy trình, công cụ, phương tiện, điều kiện khác nhau đảm bảo việc thực hiện phương pháp có kết quả. Trong các bộ phận tạo thành phương pháp thì mục tiêu, đối tượng và yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc lựa chọn phương pháp thực hiện trên thực tế. Có nhiều phương pháp khác nhau hiện đang được sử dụng với mục tiêu, yêu cầu và đối tượng khác nhau, trong đó các phương pháp thường được sử dụng là: phân tích, tổng hợp, quy nạp, so sánh, thực nghiệm, chuyên gia v.v.. Ngoài những phương pháp trên, trong những năm gần đây các phương pháp như điều tra, khảo sát, phỏng vấn, trắc nghiệm v.v.. cũng được sử dụng phổ biến.

    Hiện nay có trên 15 phương pháp theo các trường phái khác nhau được sử dụng để xác định vị trí việc làm cả ở khu vực công và tư. Cơ sở lý thuyết để xây dựng các phương pháp xác định vị trí việc làm là các trường phái, học thuyết (sau đây viết chung là trường phái) về quản trị nguồn nhân lực trong kinh tế lao động. Trong số các trường phái làm cơ sở cho việc xây dựng phương pháp xác định vị trí việc làm, có thể kể đến một số trường phái như:

    - Trường phái của F.W.Taylor. Theo Taylor, thì nói chung con người (cá nhân) quan tâm nhiều hơn đến lợi ích mà họ thu được so với việc họ làm; mặt khác, đa phần họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm hơn là thích sáng tạo, độc lập. Vì vậy nhà quản lý ngoài việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, thường xuyên còn phải phân chia công việc thành các công đoạn, với quy trình thực hiện tương ứng và càng đơn giản hóa các thao tác kỹ thuật bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Với cách tiếp cận như vậy đã hình thành các nguyên tắc cần thực hiện trong quản lý nhân lực như: thống nhất chỉ huy và điều khiển; phân công lao động và chuyên môn hóa các chức năng; tiêu chuẩn hóa và thống nhất các thủ tục v.v.. Ngoài Taylor còn có một số người khác như H. Fayol hoặc Gant hay Gilbreth là những người đại diện cho trường phái cổ điển trong tổ chức lao động khoa học.

    - Trường phái của Elton Mayo. Theo Elton Mayo, con người muốn các nhà quản lý tôn trọng lao động của họ vì lao động đó đưa lại lợi ích cho nhà quản lý và cho xã hội. Với cách tiếp cận như vậy, Mayo cho rằng trường phái cổ điển quá chú ý đến khai thác sức lao động của con người và gần như không bàn đến thái độ, cư xử của con người trong quá trình lao động. Từ đó Mayo đề xướng việc cần tạo ra bầu không khí tốt, dân chủ, thông tin đa chiều và lắng nghe nhiều hơn ý kiến của người lao động. Trường phái của Mayo thiên về tâm lý xã hội nhưng cũng cho thấy nhân tố hợp lý ở chỗ, xác định vị trí việc làm không chỉ tính đến yếu tố chuyên môn, kỹ thuật mà phải tính đến các yếu tố khác thể hiện tâm lý của người lao động như độ tuổi, giới tính v.v.. để theo đó hình thành yêu cầu đối với người đảm nhiệm vị trí việc làm.

    - Trường phái coi trọng tiềm năng con người. Theo trường phái này thì không phải là con người không muốn làm việc, không muốn độc lập, sáng tạo mà là vì không có điều kiện, cơ hội để thực hiện việc đó. Theo đó, nếu đánh thức được tiềm năng của người lao động, nhà quản lý sẽ thu được kết quả tốt hơn so với sự mong đợi. Vì vậy, cần tạo các điều kiện để phát huy tính chủ động, sáng tạo của nguồn nhân lực. Yếu tố hợp lý, gắn với vị trí việc làm của thuyết tiềm năng con người là ở chỗ, điều kiện làm việc là một trong những nội dung không thể thiếu của “chân dung công việc” theo vị trí việc làm.

    Mỗi thuyết đều có những hạt nhân hợp lý gắn với vấn đề vị trí việc làm nhưng nhiều hơn cả vẫn là thuyết cổ điển mà Taylor là đại diện.

    Có thể phân chia các phương pháp xác định vị trí việc làm thành 2 nhóm:

    - Nhóm các phương pháp xác định cơ cấu số lượng vị trí việc làm. Trong nhóm này có các phương pháp như: phương pháp tính theo lượng lao động hao phí; phương pháp tính theo năng suất lao động (D=Q/W); phương pháp tính theo tiêu chuẩn hao phí lao động đối với một đơn vị sản phẩm v.v..

    - Nhóm các phương pháp xác định cơ cấu chất lượng vị trí việc làm. Trong nhóm này có các phương pháp như phân tích công việc, phân tích hành vi, thống kê, thực nghiệm v.v..

Dưới đây xin trình bày một số phương pháp thuộc nhóm xác định cơ cấu số lượng vị trí việc làm.


    2. Một số phương pháp phổ biến trong xác định số lượng vị trí việc làm


    - Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên.
Tiêu chuẩn định biên là khối lượng công việc/nhiệm vụ công việc mà mỗi công chức phải đảm nhận. Ví dụ: số công việc mà một công chức phải đảm nhiệm thực hiện; số học sinh mà một giáo viên phải đảm nhiệm; số giường bệnh mà một bác sĩ phải đảm nhiệm v.v.. Theo phương pháp này, xác định vị trí việc làm theo năm kế hoạch sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành trong năm kế hoạch của tổ chức (ví dụ: tổng số các nhiệm vụ theo năm kế hoạch; tổng số các học sinh nhập trường; tổng số giường bệnh cần phục vụ trong năm kế hoạch v.v..) và định mức phục vụ của mỗi cá nhân đảm nhiệm công việc (ví dụ: 5/9 nhiệm vụ hoặc 1/15 học sinh v.v..).

Ví dụ: xác định số lượng giáo viên từ lớp 1 đến lớp 5 của một trường học. Để thực hiện được việc này cần có những trị số như:

+ Tiêu chuẩn định biên (tỉ số giáo viên/học sinh);

+ Số lượng học sinh ở các lớp năm báo cáo;

+ Dự báo số lượng học sinh các lớp năm kế hoạch;

+ Số lượng giáo viên hiện có năm báo cáo.

Từ các trị số trên ta có bảng xác định (số liệu dự báo) số lượng vị trí việc làm năm kế hoạch như sau:

 

Lớp

Tiêu chuẩn định biên

Số lượng học sinh năm báo cáo

Dự báo số lượng học sinh năm kế hoạch

Số lượng giáo viên năm báo cáo

Số lượng giáo viên năm kế hoạch (dự báo)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Lớp

1

1/20

914

962

46

48

Lớp

2

1/22

896

914

41

42

Lớp

3

1/24

945

896

40

37

Lớp

4

1/26

1.021

945

39

36

Lớp

5

1/28

968

1.021

35

36

Tổng số

 

4.744

4.738

201

199

 

    Trong bảng trên, số lượng giáo viên hiện có năm báo cáo được xác định trên cơ sở tiêu chuẩn định biên chia cho số lượng học sinh năm báo cáo (ví dụ: với lớp 5 là 968:28=35). Tương tự như vậy, số lượng giáo viên dự báo năm kế hoạch được xác định trên cơ sở dự báo số lượng học sinh năm kế hoạch chia cho tiêu chuẩn định biên (ví dụ: với lớp 5 là 1.021:28=36).

    Ưu điểm của phương pháp này là không quá phức tạp trong cách tính toán, có thể áp dụng với nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị có tính chất, chức năng, nhiệm vụ khác nhau.

Khó khăn khi thực hiện phương pháp này là độ chuẩn xác của kết quả không đạt được chỉ số tuyệt đối trong điều kiện có thể.

                  

Năm

Người

2008

300

2009

305

2010

310

2011

 

 


    - Phương pháp ước lượng trung bình.
Nội dung căn bản của phương pháp này là xác định số lượng vị trí việc làm của thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhân lực bình quân hàng năm của tổ chức trong thời kỳ trước đó.

Ví dụ, dự báo số lượng vị trí việc làm của tổ chức A năm 2011. Để thực hiện việc dự báo, trước hết cần số lượng nhân lực của tổ chức A trong một số năm trước (2008, 2009, 2010) và dự báo (xác định) được tương đối chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2011.

Sau khi có được các thông tin cần thiết, áp dụng phương pháp ước tính trung bình ta có:

                   D = (300 + 305 + 310) / 3 = 305

    Như vậy dự báo số lượng vị trí việc làm năm 2011 của tổ chức A là 305 vị trí.

Ưu điểm của phương pháp này là cách tính toán không phức tạp, dễ áp dụng.

Khó khăn khi thực hiện phương pháp này là nếu không xác định được tương đối chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ năm kế hoạch thì sai số trong xác định vị trí việc làm là lớn và như vậy rất có thể sẽ rơi vào tình trạng “bốc thuốc” trong xác định vị trí việc làm.


    - Phương pháp hồi quy tuyến tính.
Nội dung căn bản của phương pháp này là sử dụng hàm số toán học phản ánh mối quan hệ của số lượng vị trí việc làm với các biến số đã có để dự đoán số lượng vị trí việc làm cần có của cơ quan, tổ chức, đơn vị trong thời kỳ kế hoạch. Để thực hiện được phương pháp này cần thu thập số liệu phản ánh mối quan hệ giữa cầu nhân lực theo thời gian và các yếu tố theo chuỗi thời gian. Chẳng hạn Y= F + (X1, X2, X3...). Chuỗi thời gian thu thập được số liệu càng dài thì kết quả dự tính về vị trí việc làm trong thời kỳ kế hoạch càng chính xác.

    Ví dụ: để đáp ứng nhu cầu học tập của dân cư trong vùng, quy mô của một trường học cần được mở rộng, theo đó nhu cầu giáo viên kỳ kế hoạch sẽ phải được tăng lên. Giả sử trong những năm đã qua, theo số liệu báo cáo ta có mối quan hệ giữa số lượng học sinh nhập trường và số lượng giáo viên theo bảng sau:

 

NĂM

SỐ LƯỢNG HỌC SINH

SỐ LƯỢNG GIÁO VIÊN

1997

200

15

1998

250

20

1999

345

24

2000

378

25

2001

400

23

2002

456

25

2003

504

27

2004

546

26

2005

750

30

2006

809

33

2007

837

39

2008

928

45

2009

1.107

60

2011

1.400

? (63)

 

    Nhập bảng số liệu trên vào máy tính có chương trình đã cài đặt sẵn, tiến hành xử lý số liệu thống kê sẽ cho kết quả cầu nhân lực thời kỳ kế hoạch. Những số liệu trong bảng quan xử lý theo chương trình máy tính cho ta phương trình biểu diễn mối quan hệ giữa số lượng giáo viên và số lượng học sinh nhập trường như sau: Y=7,234 + (0,0397 x X) trong đó Y là số lượng giáo viên, X là số lượng học sinh nhập trường. Để dự báo số lượng giáo viên cần thiết cho thời kỳ kế hoạch khi đã biết số lượng học sinh nhập trường ta chỉ thay vào phương trình trên cụ thê như sau: Y= 7,234 + 0,0397 x 1400 = 63 giáo viên.

    Ưu điểm của phương pháp này là cách tính toán khoa học, độ chính xác cao.

    Khó khăn khi thực hiện phương pháp này là quy trình thực hiện không đơn giản như các phương pháp trên, cần có sự hỗ trợ của chương trình toán tin về hồi quy tuyến tính.

    Tóm lại, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và những khó khăn trong quá trình thực hiện; do vậy, lựa chọn sử dụng phương pháp nào là do nhà quản lý, trên cơ sở thực tế thực hiện nhiệm vụ và năng lực của tổ chức. Nghiên cứu về phương pháp xác định vị trí việc làm từ kinh nghiệm của các nước cho thấy sử dụng phối hợp các phương pháp sẽ nhân các điểm mạnh và khắc phục những khó khăn trong thực hiện đối với mỗi phương pháp./.

ThS. TẠ NGỌC HẢI

Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Bộ Nội vụ

(theo Tạp chí Nhà nước)
Nguồn tin:
[Trở về]
Các tin mới hơn:
Tinh giản bộ máy: Nhiều đề xuất đột phá
Cần xây dựng cơ cấu chức danh công chức và vị trí việc làm.